سیستم دبیرخانه

سیستم دبیرخانه میراکل جهت مدیریت یکپارچه مکاتبات اداری، ثبت و کلاسه اسناد و ردیابی دقیق گردش نامه‌ها با هدف حذف بروکراسی کاغذی و افزایش سرعت پاسخگویی طراحی شده است. امکانات این سیستم به شرح زیر است:

۱. مدیریت شماره‌گذاری و ثبت مکاتبات

• ثبت و شماره‌گذاری خودکار نامه‌های وارده، صادره و داخلی بر اساس الگوهای اختصاصی سازمان

• قابلیت تعریف چندین دفتر اندیکاتور مجزا برای واحدها، شعب و پروژه‌های مختلف

• سیستم ثبت اطلاعات کامل فرستنده و گیرنده، موضوع، تاریخ نامه و مهلت پاسخگویی

• امکان ثبت پیش‌نویس نامه‌ها و تبدیل آن‌ها به نسخه نهایی پس از طی مراحل تایید

۲. دیجیتال‌سازی و آرشیو اسناد

• قابلیت اتصال مستقیم به اسکنر جهت ورود تصاویر نامه‌ها و ضمائم به بانک اطلاعاتی

• سیستم آرشیو دیجیتال با قابلیت دسته‌بندی موضوعی و کلاسه اسناد بر اساس کدهای اداری

• امکان پیوست کردن انواع فایل (تصویر، ویدیو، PDF) به اسناد با رعایت محدودیت حجم

• تولید خودکار بارکد و کد رهگیری برای هر نامه جهت جستجو و بازیابی سریع فیزیکی

۳. چرخه گردش و ارجاعات اداری

• سیستم ارجاع هوشمند نامه‌ها به واحدها و افراد ذیربط بر اساس چارت سازمانی

• قابلیت ثبت دستور (پاراف) بر روی نامه‌ها با حفظ سوابق و سلسله‌مراتب ارجاعات

• کارتابل اختصاصی دبیرخانه جهت پایش وضعیت نامه‌های در جریان و اقدام نشده

• امکان تعریف جانشین و تفویض اختیار جهت جلوگیری از توقف گردش مکاتبات

۴. امنیت و مدیریت سطوح دسترسی

• تعریف سطوح دسترسی دقیق برای مشاهده، ویرایش، چاپ و یا حذف مکاتبات

• سیستم رمزنگاری اسناد محرمانه و خیلی محرمانه جهت جلوگیری از دسترسی غیرمجاز

• ثبت لاگ کامل (Audit Log) شامل زمان مشاهده و تغییرات انجام شده توسط کاربران

• قابلیت بازیافت اسناد و ردیابی نسخه‌های مختلف یک نامه در طول زمان

۵. گزارش‌دهی و پایش مکاتبات

• جستجوی پیشرفته بر اساس کلمات کلیدی، شماره ثبت، بازه زمانی و نام طرف مکاتبه

• ارائه گزارش‌های تحلیلی از حجم مکاتبات وارده و صادره به تفکیک واحدها و شعب

• گزارش جامع از نامه‌های معوق و تحلیل زمان پاسخگویی به تفکیک پرسنل

• قابلیت استخراج دفاتر روزنامه دبیرخانه و لیست‌های آماری در قالب فایل اکسل و PDF

۶. یکپارچگی سیستمیک و ارتباطات برون‌سازمانی

• اتصال مستقیم به سیستم اتوماسیون داخلی جهت تبدیل مکاتبات به وظایف اجرایی

• اطلاع‌رسانی هوشمند ثبت نامه جدید یا مهلت پاسخگویی از طریق پیامک به ذینفعان

• همگام‌سازی با ماژول مدیریت مشتریان (CRM) جهت ثبت سوابق مکاتبه با اشخاص حقیقی و حقوقی