نامه های درون سازمانی

سیستم مدیریت نامه‌های داخلی جهت ساماندهی ارتباطات بین‌واحدی، تسریع در جریان انتقال اطلاعات و حذف مکاتبات کاغذی در محیط سازمان طراحی شده است. این ماژول با ایجاد بستر امن تبادل پیام، امکانات زیر را ارائه می‌دهد:

۱. تولید و پیش‌نویس مکاتبات داخلی

• استفاده از ویرایشگر متنی پیشرفته جهت تایپ و قالب‌بندی نامه‌ها در محیط نرم‌افزار

• قابلیت انتخاب الگوهای آماده (Template) برای انواع نامه‌های داخلی، صورت‌جلسات و گزارش‌ها

• امکان درج خودکار مشخصات فرستنده، گیرنده و تاریخ بر اساس چارت سازمانی

• قابلیت ذخیره‌سازی نامه‌ها در وضعیت پیش‌نویس جهت اصلاح و تکمیل در زمان‌های آتی

۲. چرخه تایید و امضای الکترونیک

• سیستم گردش فرم و نامه جهت اخذ تاییدیه از مدیران میانی و ارشد (Flow)

• قابلیت درج امضای دیجیتال و مهر داخلی سازمان بر روی نامه‌ها پس از تایید نهایی

• امکان ثبت پاراف و ملاحظات بر روی بندهای مختلف نامه به صورت مجزا

• جلوگیری از تغییر محتوای نامه پس از تایید نهایی و صدور شماره داخلی

۳. مدیریت ارجاعات و کارتابل کارکنان

• کارتابل هوشمند جهت تفکیک نامه‌های دریافتی، ارسالی و در جریان اقدام

• قابلیت ارجاع آنی نامه‌های داخلی به نفرات یا واحدهای دیگر همراه با تعیین دستور کار

• امکان تعریف مهلت پاسخگویی برای هر نامه و رصد وضعیت پیشرفت آن

• قابلیت گروه‌بندی مکاتبات داخلی بر اساس موضوع یا پروژه‌های خاص سازمانی

۴. امنیت و طبقه‌بندی دسترسی

• اعمال سطوح محرمانگی (عادی، محرمانه، خیلی محرمانه) بر روی مکاتبات داخلی

• محدودسازی مشاهده نامه‌ها بر اساس پست سازمانی و دسترسی‌های تعریف شده

• ثبت تاریخچه کامل مشاهده و تغییرات (Log) برای هر نامه جهت حفظ امنیت اطلاعات

• قابلیت بازخوانی نامه‌های ارسالی (Recall) پیش از مشاهده توسط گیرنده

۵. جستجو و آرشیو هوشمند

• بایگانی خودکار و منظم تمامی مکاتبات داخلی در بانک اطلاعاتی متمرکز

• جستجوی سریع بر اساس کلمات کلیدی، شماره نامه، بازه زمانی و یا نام واحد صادرکننده

• قابلیت کلاسه کردن مکاتبات در پوشه‌های مجازی جهت دسترسی سریع‌تر به سوابق

• استخراج گزارش‌های آماری از حجم مکاتبات بین‌واحدی در بازه‌های زمانی مختلف

۶. یکپارچگی سیستمیک و اطلاع‌رسانی

• اتصال مستقیم به سیستم دبیرخانه جهت تبدیل نامه‌های داخلی به مکاتبات صادره

• همگام‌سازی با ماژول مدیریت وظایف برای تبدیل دستورات نامه به اقدامات اجرایی

• اطلاع‌رسانی فوری رسیدن نامه جدید یا ارجاع داخلی از طریق اعلان (Notification) و پیامک

• قابلیت پیوست کردن اسناد مالی یا فنی از سایر ماژول‌ها به بدنه نامه‌های داخلی