اتوماسیون داخلی

سیستم اتوماسیون داخلی جهت مکانیزه‌سازی مکاتبات اداری، مدیریت فرآیندهای درون‌سازمانی و حذف گردش فیزیکی کاغذ طراحی شده است. این ماژول با هدف افزایش سرعت پیگیری امور و صیانت از اسناد سازمانی، امکانات زیر را ارائه می‌دهد:

۱. مدیریت مکاتبات و دبیرخانه

• ثبت و شماره‌گذاری خودکار نامه‌های وارده، صادره و داخلی بر اساس پروتکل‌های سازمانی

• قابلیت تعریف دفاتر اندیکاتور متعدد و مدیریت دبیرخانه‌های مجزا برای شعب و دپارتمان‌ها

• سیستم اسکن و آرشیو دیجیتال نامه‌های فیزیکی و پیوست کردن ضمائم با فرمت‌های مختلف

• امکان استفاده از قالب‌های آماده نامه‌های اداری و شخصی‌سازی سربرگ‌های سازمانی

۲. چرخه ارجاعات و کارتابل هوشمند

• کارتابل اختصاصی برای هر کاربر جهت مشاهده، ارجاع، دستور و پیگیری نامه‌ها

• قابلیت تعریف سلسله‌مراتب سازمانی و مدیریت مسیر گردش نامه (Workflow)

• امکان ثبت پاراف، دستور و ملاحظات بر روی نامه‌ها به صورت متنی و صوتی

• سیستم اولویت‌بندی مکاتبات (عادی، فوری، آنی) و پیگیری مهلت پاسخگویی

۳. امضای دیجیتال و امنیت اسناد

• قابلیت درج امضای دیجیتال و مهر سازمانی بر روی نامه‌ها با سطوح دسترسی تعریف شده

• سیستم رمزنگاری داده‌ها جهت جلوگیری از دسترسی افراد غیرمجاز به مکاتبات محرمانه

• ثبت لاگ کامل تغییرات و مشاهده تاریخچه دقیق گردش نامه در بخش‌های مختلف سازمان

• قابلیت بازیافت اسناد حذف شده و کنترل نسخه‌های مختلف یک نامه

۴. مدیریت فرم‌ها و فرآیندهای اداری

• موتور فرم‌ساز پیشرفته جهت طراحی فرم‌های داخلی (درخواست مرخصی، مساعده، کالا و...)

• اتوماسیون فرآیندهای تایید و تصویب فرم‌ها بر اساس چارت سازمانی

• قابلیت پیگیری وضعیت درخواست‌ها توسط کارکنان در پنل اختصاصی

• آرشیو خودکار فرم‌های نهایی شده در پرونده پرسنلی یا مالی مربوطه

۵. گزارش‌دهی و مانیتورینگ عملکرد

• ارائه گزارش‌های تحلیلی از حجم مکاتبات، سرعت پاسخگویی و گلوگاه‌های اجرایی

• مشاهده وضعیت نامه‌های معوق و ارجاعات اقدام‌نشده در سطح کل سازمان و واحدها

• قابلیت جستجوی پیشرفته بر اساس شماره نامه، فرستنده، گیرنده، تاریخ و کلمات کلیدی

• خروجی گرفتن از گزارش‌های آماری در قالب نمودارهای تحلیلی و فایل‌های اکسل

۶. یکپارچگی سیستمیک و اطلاع‌رسانی

• همگام‌سازی با ماژول مالی جهت تبدیل درخواست‌های اداری به اسناد عملیاتی

• اطلاع‌رسانی فوری رسیدن نامه جدید یا ارجاع کار از طریق پیامک و اعلان‌های سیستمی